Foto : Abdul Qodir
Penulis : Abdul Qodir*
PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan suatu hal penting untuk kehidupan manusia. Hal ini ditandai dengan begitu majunya perubahan yang ada pada dunia pendidikan, karena pendidikan dituntut untuk lebih meingkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan, salah satunya dengan pengadaan administrasi pendidikan yang di sekolah untuk meningkatkan mutu pendidikan atau yang biasa disebut dengan tata usaha sekolah. Dengan adanya tata usaha sekolah yang baik, diharapkan proses belajar mengajar dapat berjalan lancar dan efektif. Selain itu, pengelolaan administrasi pendidikan yang baik juga dapat membantu dalam meningkatkan akreditasi sekolah sehingga memberikan kepercayaan kepada masyarakat akan kualitas pendidikan yang diberikan.
Oleh karena itu, penting bagi setiap lembaga pendidikan untuk memiliki sistem administrasi yang terorganisir dengan baik demi mencapai standar pendidikan yang diharapkan. Dengan sistem administrasi pendidikan yang terorganisir dengan baik, sekolah juga dapat memonitor kehadiran siswa, pencapaian akademik, serta pengelolaan keuangan secara lebih efektif. Hal ini akan membantu sekolah untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerja mereka secara berkala. Selain itu, tata usaha sekolah yang baik juga dapat menciptakan lingkungan belajar yang lebih kondusif dan nyaman bagi guru dan siswa, sehingga proses pembelajaran dapat berjalan dengan optimal. Dengan demikian, investasi dalam pengembangan tata usaha sekolah merupakan langkah yang penting untuk meningkatkan mutu pendidikan secara keseluruhan.
Menurut Permendiknas No. 24 Tahun 2008, urusan tenaga administrasi sekolah termasuk dalam unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Oleh karena itu, administrasi sekolah sangat penting untuk meningkatkan kualitas pendidikan formal dan kegiatan sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan. Konsep manajemen seperti perencanaan yang baik diperlukan untuk manajemen tata usaha sekolah yang baik. Perencanaan ini harus menunjukkan tujuan yang ingin dicapai, cara menjalankannya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menjalankannya. Perencanaan juga harus menunjukkan prosedur pelaksanaan yang tepat sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik. Selain itu, perencanaan harus memungkinkan pengadaan evaluasi untuk menilai kemajuan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga dapat dilakukan perbaikan atau penyesuaian jika diperlukan.
Dengan adanya perencanaan yang baik, manajemen tata usaha sekolah dapat berjalan dengan efektif dan efisien, serta dapat membantu sekolah mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Selain itu, perencanaan yang terstruktur juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan tata usaha sekolah. Dengan demikian, perencanaan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan manajemen tata usaha sekolah yang baik.
Salah satu sekolah jenjang menegah atas yang berada di kota pontianak adalah SMA Islam Hisada Pontianak yang berdiri pada tahun 2013 beralamatkan jalan kebangkitan nasional kel batu layang kec pontianak utara kota pontianak, SMA Islam Hisada merupakan yayasan pendidikan formal yang didalamnya terdapat kegiatan administrasi pendidikan. SMA Islam Hisada Pontianak merupakan sekolah yang berstatus swasta yang berakreditasi B, pada dasarnya sama seperti sekolah menegah atas yang lain seperti memiliki program keahlian Ilmu Pengetahuan Alam (IPA), Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS). Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan dengaa wawancara kepada kepala tata usaha di SMA Islam Hisada Pontianak menunjukkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang bertugas memberikan pelayanan administarasi yakni terdiri dari dua orang tata usaha yang memiliki tugasnya masing-masing, seadangkan jumlah yang yang ingin menerima layanan berjumlah guru dan siswa yang terdiri dari 22 Guru dan 125 Siswa. Oleh karena itu penulis tertarik meneliti proses manajemen layanan ketata usahaan di SMA Islam Hisada Pontianak.
PEMBAHASAN
Kata "manajemen" berasal dari bahasa Inggris "management," yang berarti "mengurus." Secara umum, kata "manajemen" berarti suatu rangkaian tindakan yang terpadu yang menebangkan suatu organisasi sebagai suatu sistem sosio-ekonomi-teknis. Menurut Stoner menyatakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, peroganisasian memimpin, dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan sumber- sumber organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Rachaety dkk, 2010). Adapun pengertian manajemen dari sudut fungsinya adalah proses, kegiatan merencanakan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien (Deden, 2015). Menurut George. R. Terry, menyatakan bahwa pelaksanaan merupakan usaha menggerakan anggota-anggota kelompok sehingga dapat berusaha untuk mencapai sasaran, baik sasaran perusahaan yang bersangkutan atau sasaran anggota perusahan tersebut, oleh karena para anggota ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut (Suharsaputra, 2013).
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan adalah fungsi manajemen yang sangat penting karena memungkinkan pelaksanaan perencanaan. Namun, untuk mencapai tujuan individu, diperlukan bimbingan dan motivasi untuk mengorganisasikan proses pencapaian tujuan secara menyeluruh menjadi bagian dari pencapaian tujuan individu, sehingga proses pelaksanaan dapat berjalan lancar dan tidak ada konflik dalam pencapaian tujuan. Dengan adanya bimbingan dan motivasi, individu akan lebih termotivasi untuk bekerja menuju pencapaian tujuan mereka. Hal ini juga akan membantu dalam menghindari hambatan-hambatan yang mungkin muncul selama proses pelaksanaan. Dengan demikian, proses pelaksanaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif, sehingga tujuan individu maupun organisasi dapat tercapai dengan baik.
Sebagai bagian dari unit pelaksana tugas teknis, Tata Usaha Sekolah bertanggung jawab untuk mengelola bidang administrasi dan informasi data pendidikan. Sesuai ketentuan yang berlaku, Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) yang terampil harus bertanggung jawab atas keberadaannya.Pembelajaran dan administrasi sekolah adalah tugas utama organisasi sekolah, dan keduanya merupakan tugas kantor. Sekolah hanya dapat melaksanakan tugas administrasi tersebut dengan baik jika memiliki Tenaga Administrasi Sekolah (TAS). Administrasi adalah proses membuat rencana atau keputusan menjadi kenyataan dengan mengatur dan mengarahkan orang yang melakukannya.
Tenaga administrasi sekolah secara sistematis adalah bagian dari manajemen. Ilmu dan seni mengatur bagaimana menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Ketatausahaan sekolah adalah kumpulan tindakan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur untuk mencapai tujuan sekolah. Tenaga administrasi sekolah dapat membantu dalam mengatur jadwal, menyusun dokumen penting, dan mengelola keuangan sekolah. Dengan adanya ketatausahaan yang baik, sekolah dapat berjalan dengan lancar dan efisien sehingga dapat mencapai prestasi yang diinginkan. Oleh karena itu, penting bagi setiap sekolah untuk memiliki sistem administrasi yang baik dan teratur guna mendukung pencapaian tujuan pendidikan. Tenaga administrasi sekolah juga bertanggung jawab dalam menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan sekolah serta memastikan semua prosedur administrasi berjalan dengan baik. Mereka juga seringkali menjadi jembatan komunikasi antara manajemen sekolah, guru, siswa, dan orang tua. Dengan demikian, peran tenaga administrasi sekolah sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional dan menciptakan lingkungan belajar yang kondusif bagi seluruh pihak yang terlibat dalam dunia pendidikan.
Untuk memastikan pelaksanaan yang lancar dan pencapaian tujuan, manajemen yang baik dimulai dengan perencanaan yang baik. Penelitian tentang wawancara, dokumentasi, dan observasi menemukan bahwa pengadaan rapat kerja dan pembagian tugas adalah tahap perencanaan tata usaha. Rapat kerja yang teratur dapat membantu memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bersama. Pembagian tugas yang tepat juga dapat memastikan bahwa setiap anggota tim bertanggung jawab atas bagian mereka masing-masing, sehingga meminimalkan risiko terjadinya tumpang tindih atau kebingungan dalam pelaksanaan tugas. Dengan perencanaan yang matang, manajemen yang baik dapat memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan tujuan dapat dicapai sesuai dengan waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.
Pelayanan tata usaha di SMA Islam Hisada Pontianak tidak memiliki perencanaan khusus. Rapat kerja yang diadakan setiap jadwal yang telah di tentukan melibatkan semua staf sekolah, termasuk stacholder, untuk menyampaikan laporan tentang kegiatan kerja yang telah diselesaikan dan yang masih perlu diperbaiki atau diperbarui. Selain itu, mereka membagi tugas ke kepala tata usaha sendiri sesuai dengan struktur. Secara keseluruhan, struktur organisasi SMA Islam Hisada Pontianak didasarkan pada standar pendidikan. Pelayanan tata usaha di SMA Islam Hisada Pontianak sangat terorganisir dan terstruktur. Dengan adanya rapat kerja rutin dan pembagian tugas yang jelas, setiap staf sekolah dapat bekerja secara efisien dan efektif. Hal ini juga memastikan bahwa semua kegiatan administrasi sekolah berjalan lancar dan sesuai dengan standar pendidikan yang ditetapkan.
Dengan demikian, SMA Islam Hisada Pontianak dapat terus meningkatkan kualitas layanan dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh siswa dan orang tua. Keberhasilan dalam menjalankan pelayanan tata usaha yang terstruktur juga berdampak pada peningkatan kinerja siswa dalam proses belajar mengajar. Dengan lingkungan yang kondusif dan terorganisir, siswa dapat fokus pada pembelajaran dan mencapai prestasi yang optimal. Selain itu, kerjasama yang baik antara staf sekolah, siswa, dan orang tua juga turut mendukung terciptanya lingkungan pendidikan yang harmonis dan berkualitas di SMA Islam Hisada Pontianak. Dengan demikian, visi dan misi pendidikan organisasi dapat tercapai dengan baik.
Dengan adanya dukungan penuh dari seluruh pihak terkait, SMA Islam Hisada Pontianak dapat terus memberikan layanan pendidikan terbaik dan menciptakan lingkungan belajar yang optimal bagi perkembangan siswa. Semangat kolaborasi dan kerja sama yang terjalin erat antara staf sekolah, siswa, dan orang tua menjadi kunci keberhasilan dalam mencapai prestasi akademik yang tinggi. Dengan demikian, SMA Islam Hisada Pontianak tetap menjadi pilihan utama bagi para orang tua dalam memberikan pendidikan terbaik untuk anak-anak mereka. Dalam upaya mencapai visi dan misi pendidikan yang telah ditetapkan, SMA Islam Hisada Pontianak terus berkomitmen untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan yang diberikan. Dengan kesadaran akan pentingnya peran setiap pihak dalam mencapai tujuan bersama, sekolah ini terus mendorong kolaborasi yang harmonis dan saling mendukung. Dengan demikian, SMA Islam Hisada Pontianak bukan hanya sekadar lembaga pendidikan, tetapi juga menjadi tempat yang memberikan dampak positif bagi perkembangan akademik dan karakter siswa.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Manajemen berasal dari bahasa Inggris "management," yang berarti "mengurus." Manajemen adalah proses perencanaan, peroganisasian memimpin, dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan sumber-sumber organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pengertian manajemen dari sudut fungsinya adalah proses, kegiatan merencanakan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pembelajaran dan administrasi sekolah adalah tugas utama organisasi sekolah, dan keduanya merupakan tugas kantor. Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) yang terampil harus bertanggung jawab atas keberadaannya. Tenaga administrasi sekolah secara sistematis adalah bagian dari manajemen, ilmu dan seni mengatur bagaimana menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Ketatausahaan sekolah adalah kumpulan tindakan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur untuk mencapai tujuan sekolah.
Untuk memastikan pelaksanaan yang lancar dan pencapaian tujuan, manajemen yang baik dimulai dengan perencanaan yang baik. Penelitian tentang wawancara, dokumentasi, dan observasi menemukan bahwa pengadaan rapat kerja dan pembagian tugas adalah tahap perencanaan tata usaha. Rapat kerja teratur dapat membantu memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan bagaimana mereka dapat berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bersama. Pembagian tugas yang tepat dapat memastikan bahwa setiap anggota bertanggung jawab atas bagian mereka masing, seminimalkan risiko terjadinya tumpang tindih atau kebingungan dalam pelaksanaan tugas.
Saran
Berdasarkan dari kesimpulan yang penulis tulis di atas, semoga apa yang penulis tulis bisa bermafaat bagi sekolah, para pembaca, dan juga bagi peneliti yang akan mendatang.
Daftar Pustaka.
Deden, M. (2015). Manajmen Mutu Pendidikan Islam. Jakarta: Raja Grafindo Bersada.
Rachaety, E., Rahayuningsih, P., & Yanti, P. (2010). Sistem Informasi Manajemen pendidikan. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Suharsaputra, U. (2013). Administrasi pendidikan (ke 2 (revisi)). Bandung: PT.Refika Aditama.
Wildana Rahma Said and Syamsurijal Basri, ‘Manajemen Layanan Ketatausahaan Di Sekolah Menengah Atas Negeri’, Jurnal Administrasi, Kebijakan, Dan Kepemimpinan Pendidikan (JAK2P), 3.1 (2022), p. 23, doi:10.26858/jak2p.v3i1.9771.
Comments
Post a Comment